TreeINFO Faktury

Optimalizujte správu faktur s naším řešením. Zapomeňte na ztrátu dokladů díky jednoznačné evidenci. Proces schvalování faktur je rychlejší a efektivnější i v případě více lokalit. Papírová práce je minulostí. S okamžitým přehledem o stavu zpracování každé faktury neztratíte kontrolu. A s intuitivním vyhledáváním dle kritérií získáte rychle potřebné informace.

Základem řešení je technologie Microsoft SharePoint a aplikační nadstavba TreeINFO for SharePoint.
Je podporován na technologiích: Microsoft SharePoint Server 2016, Microsoft SharePoint 2019, Microsoft SharePoint Subscription Edition, Microsoft Office 365 (SharePoint Online).

• Každá faktura je při skenování nebo při ukládání do systému opatřena jednoznačným identifikátorem – čárovým kódem, podle kterého ji lze v systému kdykoliv najít.
• Ergonomický formulář s náhledem faktury v pdf formátu umožňuje rychlé vyplnění potřebných údajů pomocí funkce „Kopíruj a vlož“.
• Pro zamezení chyb při vyplňování údajů jsou vybraná pole vyplňována z připravených číselníků a před uložením formuláře je provedena validace vyplněných hodnot (např. kontrola správných formátů a typů dat – číslo, datum, vyplnění povinných políček).
• Pokročilé funkce na formuláři faktury, jako například dynamická Rozúčtovací tabulka, usnadňují splnění dalších kroků procesu schvalování a správné zaúčtování v účetním systému.

• Informace, které jsou důležité pro rozhodování, poskytuje rozšířený Seznam úkolů schvalovatele. Tento seznam obsahuje všechny úkoly čekající na zpracování daným uživatelem a ke každému úkolu i řadu podstatných údajů ke schvalované faktuře.
• Na přidělení úkolu a požadavek na schválení nebo zpracování faktury je uživatel upozorněn emailem. Emailová zpráva obsahuje odkaz, který otevře formulář faktury a volby pro splnění daného úkolu.
• Průběh schvalovacího procesu je jednoduše nastaven pomocí pravidel ve Schvalovací matici.

• Uživatelé mají možnost požadované faktury snadno vyhledat podle zvolených parametrů zadaných do formuláře vyhledávání. Výsledky vyhledání je možné ještě upřesnit pomocí filtrů. Uživatel si tedy jednoduše může zobrazit například všechny faktury od konkrétního dodavatele nebo všechny faktury, které jsou ve schvalování apod.
• S fakturou často souvisí další dokumenty. Pro snadné vytvoření vazby jsou k dispozici na formuláři pole Reference a pole Přílohy. Související dokumenty (jako například Smlouva, Příjemka nebo Dodací list) jsou tedy snadno přístupné přímo z formuláře faktury.
• Veškeré kroky zpracování faktury, tedy kdo a kdy splnil úkol nebo schválil fakturu, jsou zaznamenány do přehledné tabulky Historie workflow. Tato tabulka je součástí formuláře faktury a poskytuje kompletní auditní stopu faktury.

Aplikace TreeINFO for SharePoint – Faktury pokrývá převážnou část řešení pro zpracování dodavatelských faktur a splňuje klíčové potřeby tohoto elektronického procesu.
Zároveň také poskytuje prostor pro další rozšíření a vytvoření komplexního moderního bezpapírového zpracování dodavatelských faktur.

Digitalizace s vytěžováním dat
SW nadstavba digitalizačního pracoviště pro strojové vytěžení dat z elektronických dokumentů, která nahrazuje převážnou část lidské práce při vyplňování údajů k faktuře.

Integrace na podnikový systém ERP
Propojení s podnikovým ERP a ekonomickým systémem umožňuje předávání dat mezi oběma systémy. Například vyhledání a doplnění údajů o dodavateli nebo vytvoření vazby na objednávky v ERP systému.

Důvěryhodný archiv
Umožňuje zbavit se papírových faktur úplně. Poskytuje služby pro důvěryhodnou elektronickou archivaci v souladu s legislativními požadavky.