TreeINFO Interní dokumentce

Podpořte týmovou spolupráci při tvorbě, připomínkování a schvalování interní dokumentace. Zaznamenávejte verze, sledujte změny a stav rozpracování, přiřazujte přístup dle oprávnění. Zveřejňujte platné dokumenty a seznamujte uživatele s procesem. Archivujte neplatné dokumenty a upozorňujte na úkoly a stavy, včetně seznámení s interními nařízeními. To vše s naším řešením.

Základem řešení je technologie Microsoft SharePoint a aplikační nadstavba TreeINFO for SharePoint.
Je podporován na technologiích: Microsoft SharePoint Server 2016, Microsoft SharePoint 2019, Microsoft SharePoint Subscription Edition, Microsoft Office 365 (SharePoint Online).

Každý dokument má vlastní spis, která obsahuje hlavní dokument, přílohy a případně i související dokumenty. Uživatel založí nejdříve spis a vyplní atributy na formuláři. Jednotlivé dokumenty ukládá do spisu, a definuje pouze typ dokumentu. Ostatní atributy dokumentu systém kopíruje z nadřízeného spisu. Uživatel může vytvořit vazbu na jiné dokumenty pomocí speciálního pole „Reference“.

Připomínkování, schvalování a publikace dokumentů
Procesy připomínkování a schvalování využívají vlastní workflow nástroj. Připomínkující si vybírá uživatel sám. Schvalovatele určuje workflow schvalovací matice, kterou upravuje oprávněný uživatel. Uživatelé obdrží na každý úkol upozornění emailem a samotný úkol zobrazí v seznamu úkolů na úvodní straně webu aplikace. Každý úkol má formulář, který obsahuje odkaz na schvalovaný dokument.

Publikaci spouští systém automaticky po schválení dokumentu. Určený uživatel, většinou „Manažer kvality“, nastaví datum, od kdy dokument platí. Dokument následně systém zkopíruje do prostoru „Platné dokumenty“.
Historii procesů zobrazuje formulář úkolu i formulář (košilka) smluvního dokumentu.

Seznamování
Jde o speciální funkci, která se spustí automaticky po publikaci dokumentu. Uživatele oddělení, pro které je dokument určen, dostanou úkol k seznámení. Informace o seznámení zobrazuje formulář interního dokumentu v samostatné tabulce. Zároveň jsou k dispozici souhrnné přehledy se stavy seznamování pro dokumenty a uživatele. Systém zajistí vytvoření úkolů k seznámení pro všechny platné dokumenty pro nového zaměstnance.

Revize a rušení dokumentu
Systém podle hodnot na formuláři interního dokumentu spouští proces revize dokumentu. To znamená, že uživatel autor dostane úkol a upozornění na požadovanou revizi. Uživatel se rozhodne buď dokument revidovat, nebo revizi nepožaduje.

Pokud uživatel uzná za vhodné, že dokument je nutné pro jeho neaktuálnost zneplatnit bez požadavku na náhradu, spustí proces Zneplatnění dokumentu. Po schválení zneplatnění odpovědným uživatelem systém dokument přesune do archivu.

Upozornění na různé akce a stavy smluvních dokumentů jsou ve systému nastavena tak, že uživatel je emailem notifikován o přidělených úkolech, seznámení s dokumentem, termínu revize a ukončení platnosti dokumentu.

Uživatelé mohou vyhledávat smluvní dokumenty podle vybraných vlastností, například pro konkrétní oddělení, podle manažera jakosti, stavu nebo platnosti. Speciální funkce umístěná na hlavní straně aplikace umožňuje snadné zadání požadovaných atributů a spuštění vyhledávání.

Systém veškeré interní dokumenty ve stavech „Neplatný“ přesouvá z prostoru „Platných dokumentů“ do Archivu. Změnu stavu dokumentu na „Neplatný“ zajišťuje systém automaticky prostřednictvím procesů „Publikace“ a „Rušení dokumentu“. Archiv je oddělené úložiště se speciálním režimem přístupových práv. Oprávněný uživatel může archivu vyhledávat pomocí funkce „Vyhledávání“ na úvodní straně aplikace TreeINFO Interní dokumentace.