Reklamace

Modul Reklamace slouží k evidenci reklamací zboží prodaného i nakoupeného. Umožňuje však také evidovat i reklamace interní. Lze sledovat proces reklamace od založení reklamace, evidenci jednotlivých stavů reklamace, vytváření řádků vyřízení a poskytuje také základní tisky k reklamaci a vyřízení reklamace. Modul je provázán na více úrovních se sledováním pomocí modulu Řízení stavů (workflow).

Vytvoření nové Reklamace

Po provedení potřebných nastavení lze vytvářet doklady Reklamace. Dokumenty lze vytvářet ručně a to, tak že:

1. Vyberte ikonu , zadejte Přehled reklamací a poté vyberte související odkaz.
2. Na stránce Přehled reklamací vyberte ikonu Nový.
3. Vytvořte nový doklad Reklamace.

Reklamace zobrazuje relevantní informace vztahující se k danému dokladu. Je třeba zvolit o jaký Typ reklamace se jedná – Nákup, Prodej, Interní. Pole Číslo se vyplní automaticky dalším číslem z číselné řady. Číslo původu (číslo dodavatele, zákazníka, zaměstnance) je specifikováno dle vybraného Typy dokladu. Všechny údaje v bílých polích lze editovat (je tedy možné vyplnit či změnit pole Číslo kontaktu, Kontakt, Požadované datum ukončení, Telefon, E-mail,… V záložce Detail změny stavu se po založení objeví nový záznam s výchozím stavem podle definice v šabloně řízení stavů.

Řádky reklamace

Přes řádky reklamace uživatel propojuje doklad reklamace s původními doklady. Nejprve je třeba do řádku zadat Kód důvodu reklamace, který specifikuje důvod reklamace pro daný řádek. Pole Číslo původního dokladu (Účtované řádky nákupní příjemky, Řádky účtované příjemky vratky) lze propojit pro jednotlivý Typ = Nákup, Prodej. V případě, že se jedná o Typ = Interní, pak je třeba vybrat Číslo položky zboží, ke které se reklamace vztahuje. V případě, že pole Typ původního dokladu = Transfer lze původní doklad propojit přes pole Číslo původního dokladu (Řádky účtované dodávky transferu). Z propojeného původního dokladu se předvyplní základní data – Číslo zboží, Popis, Kód měrné jednotky, Reklamované množství, Číslo šarže,…, které uživatel může změnit či upravit.

Poznámky k reklamaci

Uživatelé mohou zadat řádkové poznámky dostupné jako funkce Související/Reklamace/Poznámky. Jedná se o Řádky poznámek na kartě požadavku – tyto strukturované poznámky obsahují pole Datum, Poznámka (100 znaků) a Kód.

Dokumenty

Pokud je instalován modul Publikování SharePoint, pak je možné u každé Reklamace pomocí funkce Související/Dokumenty/Publikovat publikovat dokument a pomocí funkce Zobrazit zobrazit publikovaný dokument (detailněji viz. modul – SharePoint).

Tisk

Pomocí funkce Akce/Tisk/Reklamace a Akce/Tisk/Vyřízení reklamace se spustí dvě základní sestavy pro zpracování reklamace a vyřízení reklamace (do vstupního filtru se nabídne číslo aktuálně zobrazeného požadavku, rozsah tisku lze pak blíže specifikovat prostřednictvím filtrů a parametrů.

Zpracování reklamace

Po vytvoření Reklamace je možno ji dále zpracovávat a procesovat a následně ji pak přepnout např. do nového Stavu = V řešení.

Na řádku reklamace lze vyplnit pole Kód příčiny reklamace (výběr z číselníku Příčiny reklamace), Zapříčinil – Středisko (výběr z číselníku Hodnot dimenzí – STŘEDISKO), Zapříčinil – Zaměstnanec (výběr z číselníku Zaměstnanci). Přes akci Řádek/Změna stavu lze jednotlivý řádek reklamace procesně přesunout do dalšího definovaného stavu workflow a přes akci Akce/Funkce/Změna stavu změnit stav celého dokladu reklamace.

Sledování a řízení postupu reklamace tedy může být podpořeno přepínáním stavů workflow se všemi jeho možnostmi, jako např. informování uživatelů mailem, automatické nastavování polí či řízení přístupu vybraným uživatelům k jednotlivým stavům workflow (detailněji viz. Řízení stavů).

Vytvořit řádek vyřízení

Lze využít funkce Vytvořit řádek vyřízení. Uživateli se zobrazí dotaz na Množství k vyřízení a kód způsobu vyřízení.

Lze tedy k jednomu řádku reklamace vytvořit více řádků vyřízení, a to vždy se specifickým kódem vyřízení. Vytvořené řádky vyřízení se z reklamace otevřou přes akci Řádek/Řádky vyřízení reklamace.

Dále je možno Řádek vyřízení reklamace procesovat a měnit jeho stav přes akci – Akce/Funkce/Změna stavu, případně změnit Kód způsobu vyřízení.

Prodejní položky zboží

Pomocí funkce Řádek/Prodejní položky zboží se zobrazí zafiltrovaný přehled položek zboží Typu = Prodej za daného Zákazníka, Číslo šarže, Číslo zboží, Kód varianty.

Vytvořit nákupní reklamaci

Pomocí funkce Vytvořit nákupní reklamaci lze z Prodejní reklamace vytvořit reklamaci Nákupní. Funkce vytvoří novou Reklamaci k zadanému číslu dodavatele a překopíruje také řádek se všemi vyplněnými údaji.

Historie původního dokladu

Pomocí funkce Řádek/Historie původního dokladu se zobrazí přehled všech změn k vybranému řádku reklamace. Jedná se o změny propojení řádku reklamace na původní doklad včetně informací o datu a času změny záznamu a uživateli, který změnu provedl.

Dispečer řádků reklamace

Dispečer řádků reklamace je dostupný:

• Vyberte ikonu , zadejte Dispečer řádků reklamace a poté vyberte související odkaz.

Tato stránka umožňuje souhrnný pohled na všechny reklamace. Nabízí přehledové zobrazení reklamací s přednastavenými volitelnými filtry v záhlaví pro snadnější vyhledávání a orientaci. Reklamace lze filtrovat např. podle Lokace hlavičky, Příčiny reklamace, Datumu vytvoření, podle Uživatele, který reklamaci Vytvořil či podle stavu Řízení stavů. Zobrazený přehled požadavků je možno navíc seřadit podle různých klíčů, zvl. podle Čísla reklamace, Čísla zboží, Popisu, Kódu příčiny reklamace a Zapříčinili – Středisko nebo Zaměstnanec.

Na řádku reklamace lze vyplnit pole Kód příčiny reklamace (výběr z číselníku Příčiny reklamace), Zapříčinil – Středisko (výběr z číselníku Hodnot dimenzí – STŘEDISKO), Zapříčinil – Zaměstnanec (výběr z číselníku Zaměstnanci).

Vybraný řádek reklamace lze pak zobrazit akcí Souvisejíci/Řádek/Doklad. Dále je zde funkce Akce/Funkce/Změna stavu pro změnu stavu workflow daného řádku reklamace.

Uzavření reklamace

Pomocí akce Akce/Funkce/Uzavřít reklamaci se celá Reklamace přepne do Stav = Uzavřeno a automaticky se vyplní pole Uzavřeno dne a Uzavřel.

Jedná se o stav, ve kterém jsou již všechny pole a akce nepřístupné tzn. nelze na Reklamaci již nic změnit či upravit.

[!NOTE] Z tohoto stavu se již nelze vrátit do předchozího Stavu – V řešení nebo Nový.

Viz také

Reklamace - nastavení
Productivity Pack