TreeINFO Faktúry

Optimalizujte správu faktúr pomocou nášho riešenia. Zabudnite na stratu dokumentov vďaka jednoznačnej evidencii. Proces schvaľovania faktúr je rýchlejší a efektívnejší aj pri viacerých lokalitách. Papierová práca je minulosťou. Vďaka okamžitému prehľadu o stave každej faktúry nestratíte kontrolu. A vďaka intuitívnemu vyhľadávaniu podľa kritérií rýchlo získate potrebné informácie.

Základom riešenia je technológia Microsoft SharePoint a aplikačná nadstavba TreeINFO pre SharePoint.
Je podporovaná na technológiách: Microsoft SharePoint Server 2016, Microsoft SharePoint 2019, Microsoft SharePoint Subscription Edition, Microsoft Office 365 (SharePoint Online).

• Každá faktúra dostane pri skenovaní alebo ukladaní do systému jedinečný identifikátor - čiarový kód, pomocou ktorého ju možno kedykoľvek nájsť v systéme.
• Ergonomický formulár s náhľadom faktúry v pdf formáte umožňuje rýchlo vyplniť potrebné údaje pomocou funkcie „kopíruj a vlož“.
• Aby sa predišlo chybám pri vypĺňaní údajov, vybrané polia sa vypĺňajú z pripravených číselníkov a pred uložením formulára sa vyplnené hodnoty validujú (napr. kontrola správnych formátov a typov údajov - číslo, dátum, vyplnenie povinných polí).
• Pokročilé funkcie formulára faktúry, ako napr. dynamická Rozúčtovacia tabuľka, uľahčujú dokončenie ďalších krokov schvaľovacieho procesu a správne zaúčtovanie v účtovnom systéme.

• Informácie, ktoré sú dôležité pre rozhodovanie, sú uvedené v rozšírenom Zozname úloh schvaľovateľa. Tento zoznam obsahuje všetky úlohy čakajúce na spracovanie daným používateľom a pri každej úlohe aj niekoľko podstatných údajov ku schvaľovanej faktúre.
• O pridelení úlohy a žiadosti o schválenie alebo spracovanie faktúry je používateľ informovaný e-mailom. E-mailová správa obsahuje odkaz, ktorý otvorí formulár faktúry a možnosti na dokončenie úlohy.
• Priebeh schvaľovacieho procesu sa dá jednoducho nastaviť pomocou pravidiel v Schvaľovacej matici.

• Používatelia majú možnosť jednoducho vyhľadať požadované faktúry podľa vybraných parametrov zadaných vo vyhľadávacom formulári. Výsledky vyhľadávania možno ďalej spresniť pomocou filtrov. Používateľ si tak môže jednoducho zobraziť napríklad všetky faktúry od konkrétneho dodávateľa alebo všetky faktúry, ktoré čakajú na schválenie, atď.
• K faktúre sa často vzťahujú aj ďalšie dokumenty. Na jednoduché prepojenie sú vo formulári k dispozícii polia Referencia a Prílohy. Súvisiace dokumenty (napríklad Zmluva, Príjemka alebo Dodací list) sú preto ľahko dostupné priamo z formulára faktúry.
• Všetky kroky spracovania faktúry, t. j. kto a kedy vykonal úlohu alebo schválil faktúru, sa zaznamenávajú v prehľadnej tabuľke História workflow. Táto tabuľka je súčasťou formulára faktúry a poskytuje úplnú auditnú stopu faktúry.

Aplikácia TreeINFO pre SharePoint - Faktúry pokrýva väčšinu riešení pre spracovanie dodávateľských faktúr a spĺňa kľúčové potreby tohto elektronického procesu.
Zároveň poskytuje priestor na ďalšie rozšírenie a vytvorenie komplexného moderného riešenia bezpapierového spracovania dodávateľských faktúr.

Digitalizácia s vyťažovaním dát
SW nadstavba digitalizačného pracoviska pre strojové získavanie údajov z elektronických dokumentov, ktorá nahrádza väčšinu ľudskej práce pri vypĺňaní fakturačných údajov.

Integrácia na podnikový systém ERP
Prepojenie s ERP a ekonomickým systémom spoločnosti umožňuje prenos dát medzi oboma systémami. Napríklad vyhľadávanie a pridávanie údajov o dodávateľoch alebo vytváranie väzby na objednávky v systéme ERP.

Dôveryhodný archív
Umožňuje zbaviť sa papierových faktúr úplne. Poskytuje služby dôveryhodnej elektronickej archivácie v súlade s legislatívnymi požiadavkami.