TreeINFO Interná dokumentácia
So štandardným riešením TreeINFO pre SharePoint môžete začať efektívne vytvárať a spravovať interné dokumenty hneď po jeho implementácii. Toto riešenie je navrhnuté tak, aby pokrylo vaše potreby v oblasti správy dokumentov.
Správa internej dokumentácie počas celého životného cyklu
Základom riešenia je technológia Microsoft SharePoint a aplikačná nadstavba TreeINFO pre SharePoint.
Podporované je na týchto technológiách: Microsoft SharePoint Server 2016, Microsoft SharePoint 2019, Microsoft SharePoint Subscription Edition, Microsoft Office 365 (SharePoint Online).
Vytváranie a príprava dokumentácie
Elektronické procesy
Procesy pripomienkovania a schvaľovania využívajú vlastný workflow nástroj. Používateľ si vyberá komentátorov. Schvaľovateľov určuje workflow schvaľovacia matica, ktorú upravuje oprávnený používateľ. Používatelia dostávajú e-mailové upozornenie na každú úlohu a samotnú úlohu si zobrazia v zozname úloh na domovskej stránke webu aplikácie. Každá úloha má formulár, ktorý obsahuje odkaz na schvaľovaný dokument.
Zverejnenie systém automaticky spustí po schválení dokumentu. Určený používateľ, zvyčajne „ Manažér kvality“, nastaví dátum, od ktorého je dokument platný. Systém potom dokument skopíruje do oblasti „Platné dokumenty“. História procesu sa zobrazuje na formulári úlohy a na formulári zmluvného dokumentu.
Zoznamovanie
Ide o špeciálnu funkciu, ktorá sa spustí automaticky po zverejnení dokumentu. Používatelia oddelenia, pre ktoré je dokument určený, dostanú úlohu na oboznámenie. Informácie o oboznámení sa zobrazujú na internom formulári dokumentu v samostatnej tabuľke. Zároveň sú k dispozícii súhrnné správy so stavmi oboznámenia pre dokumenty a používateľov. Systém zabezpečuje, aby sa pre nového zamestnanca vytvorili úlohy oboznamovania pre všetky platné dokumenty.
Revízia a zrušenie dokumentov
Systém spúšťa proces revízie dokumentu podľa hodnôt na internom formulári dokumentu. To znamená, že používateľ - autor dostane úlohu a oznámenie o požadovanej revízii. Používateľ sa rozhodne, či dokument zreviduje, alebo revíziu nepožaduje.
Ak používateľ považuje za vhodné zneplatniť dokument z dôvodu jeho zastaranosti bez toho, aby požiadal o výmenu, spustí proces Zneplatnenia dokumentu. Po schválení zneplatnenia zodpovedným používateľom systém presunie dokument do archívu.
Úlohy s upozornením
Jednoduché vyhľadávanie
Archivácia interných dokumentov
NEVÁHAJTE NÁS
KONTAKTOVAŤ
Máte záujem o ďalšie informácie alebo ponuku pre vašu konkrétnu situáciu?