aricoma logo avatar

#1 v podnikovom IT

TreeINFO Interná dokumentácia

So štandardným riešením TreeINFO pre SharePoint môžete začať efektívne vytvárať a spravovať interné dokumenty hneď po jeho implementácii. Toto riešenie je navrhnuté tak, aby pokrylo vaše potreby v oblasti správy dokumentov.

Správa internej dokumentácie počas celého životného cyklu

Podporujte tímovú prácu pri tvorbe, pripomienkovaní a schvaľovaní internej dokumentácie. Zaznamenávajte verzie, sledujte zmeny a stav rozpracovanosti, prideľujte prístup podľa oprávnení. Uverejňujte platné dokumenty a oboznamujte používateľov s procesom. Archivujte neplatné dokumenty a upozorňujte na úlohy a stavy vrátane oboznamovania s internými predpismi. To všetko s našim riešením.

Základom riešenia je technológia Microsoft SharePoint a aplikačná nadstavba TreeINFO pre SharePoint.
Podporované je na týchto technológiách: Microsoft SharePoint Server 2016, Microsoft SharePoint 2019, Microsoft SharePoint Subscription Edition, Microsoft Office 365 (SharePoint Online).

Ako získať balíček?

Kontaktujte nás, pošleme vám informácie a cenovú ponuku. S našou podporou si nainštalujete software a môžete okamžite využívať výhody riešenia.

Vytváranie a príprava dokumentácie

Každý dokument má svoj vlastný súbor, ktorý obsahuje hlavný dokument, prílohy a prípadne súvisiace dokumenty. Používateľ najprv vytvorí súbor a vyplní atribúty vo formulári. Jednotlivé dokumenty umiestni do zložky a definuje len typ dokumentu. Ostatné atribúty dokumentu systém skopíruje z nadradeného súboru. Používateľ môže vytvoriť odkaz na iné dokumenty pomocou špeciálneho poľa „ Referencia“.

Elektronické procesy

Pripomienkovanie, schvaľovanie a zverejňovanie dokumentov
Procesy pripomienkovania a schvaľovania využívajú vlastný workflow nástroj. Používateľ si vyberá komentátorov. Schvaľovateľov určuje workflow schvaľovacia matica, ktorú upravuje oprávnený používateľ. Používatelia dostávajú e-mailové upozornenie na každú úlohu a samotnú úlohu si zobrazia v zozname úloh na domovskej stránke webu aplikácie. Každá úloha má formulár, ktorý obsahuje odkaz na schvaľovaný dokument.

Zverejnenie systém automaticky spustí po schválení dokumentu. Určený používateľ, zvyčajne „ Manažér kvality“, nastaví dátum, od ktorého je dokument platný. Systém potom dokument skopíruje do oblasti „Platné dokumenty“. História procesu sa zobrazuje na formulári úlohy a na formulári zmluvného dokumentu.

Zoznamovanie
Ide o špeciálnu funkciu, ktorá sa spustí automaticky po zverejnení dokumentu. Používatelia oddelenia, pre ktoré je dokument určený, dostanú úlohu na oboznámenie. Informácie o oboznámení sa zobrazujú na internom formulári dokumentu v samostatnej tabuľke. Zároveň sú k dispozícii súhrnné správy so stavmi oboznámenia pre dokumenty a používateľov. Systém zabezpečuje, aby sa pre nového zamestnanca vytvorili úlohy oboznamovania pre všetky platné dokumenty.

Revízia a zrušenie dokumentov
Systém spúšťa proces revízie dokumentu podľa hodnôt na internom formulári dokumentu. To znamená, že používateľ - autor dostane úlohu a oznámenie o požadovanej revízii. Používateľ sa rozhodne, či dokument zreviduje, alebo revíziu nepožaduje.

Ak používateľ považuje za vhodné zneplatniť dokument z dôvodu jeho zastaranosti bez toho, aby požiadal o výmenu, spustí proces Zneplatnenia dokumentu. Po schválení zneplatnenia zodpovedným používateľom systém presunie dokument do archívu.

Úlohy s upozornením

V systéme sú nastavené notifikácie o rôznych činnostiach a stavoch zmluvných dokumentov tak, aby bol používateľ e-mailom upozornený na pridelené úlohy, oboznámenie sa s dokumentom, dátum revízie a ukončenie platnosti dokumentu.

Jednoduché vyhľadávanie

Používatelia môžu vyhľadávať zmluvné dokumenty podľa vybraných vlastností, napríklad pre konkrétne oddelenia, podľa manažéra kvality, stavu alebo platnosti. Špeciálna funkcia umiestnená na hlavnej stránke aplikácie umožňuje jednoduché zadanie požadovaných atribútov a spustenie vyhľadávania.

Archivácia interných dokumentov

Systém presunie všetky interné dokumenty v stave „ Neplatný“ z oblasti „Platné dokumenty“ do Archívu. Zmenu stavu dokumentu na „Neplatný“ systém rieši automaticky prostredníctvom procesov „ Publikácia“ a „Zrušenie dokumentu“. Archív je samostatné úložisko so špeciálnym režimom prístupových práv. Oprávnený používateľ môže v archíve vyhľadávať pomocou funkcie „Vyhľadávanie“ na úvodnej stránke aplikácie TreeINFO internej dokumentácie.

Zdieľať

NEVÁHAJTE NÁS
KONTAKTOVAŤ

Máte záujem o ďalšie informácie alebo ponuku pre vašu konkrétnu situáciu?

Odoslaním formulára vyhlasujem, že som sa oboznámil s informáciami o spracovaní osobných údajov v spoločnosti ARICOMA.