TreeINFO Zmluvy

Podporujte tímovú prácu pri tvorbe, pripomienkovaní a schvaľovaní zmlúv. Zaznamenávajte verzie, sledujte zmeny a stav rozpracovanej práce a zároveň riaďte prístup podľa oprávnení. Pomocou upozornení udržiavajte kontrolu nad úlohami a stavom dokumentov, napríklad nad vypršaním platnosti zmluvy alebo jej revíziou. To všetko s našim riešením Zmluvy.

Základom riešenia je technológia Microsoft SharePoint a aplikačný rámec TreeINFO for SharePoint.
Je podporované na týchto technológiách: Microsoft SharePoint Server 2016, Microsoft SharePoint 2019, Microsoft SharePoint Subscription Edition, Microsoft Office 365 (SharePoint Online).

Príprava zmluvy
Celá príprava prebieha v pracovnom priestore. Používateľ pomocou tlačidiel vytvorí nový súbor zmluvy a vyplní formulár s popisnými údajmi. Protistrany sú uvedené v prehľadnej tabuľke a obsahujú základné informácie o spoločnosti. Počet protistrán nie je obmedzený. Do súboru zmluvy používateľ vkladá súvisiace zmluvné dokumenty. Vložené dokumenty automaticky zdedia hlavné popisné údaje z nadradeného zmluvného súboru. Spoločný pracovný priestor zabezpečuje, aby používatelia pri príprave a úprave zmluvných dokumentov pracovali s jedným dokumentom a aktuálnou verziou.

Pripomienkovanie a schvaľovanie
Procesy pripomienkovania a schvaľovania využívajú vlastný nástroj pre workflow. Pravidlá pre vytváranie úloh sa riadia nastaveniami v konfiguračnej matici workflow. Používatelia dostanú e-mailové upozornenie na každú úlohu a úloha sa zobrazí v zozname úloh používateľa na domovskej stránke webu aplikácie. Dokončenie úlohy sa uskutočňuje prostredníctvom formulára výberom výsledku (napr. Schváliť/Zamietnuť). Formulár úlohy obsahuje odkaz na schvaľovaný dokument. História priebehu procesu sa zobrazuje na formulári úlohy aj na formulári zmluvného dokumentu.

Upozornenia na rôzne činnosti a stavy zmluvných dokumentov sú v systéme nastavené tak, aby bol používateľ e-mailom informovaný o pridelených úlohách, termíne kontroly zmluvy a ukončení platnosti zmluvy.

Používatelia môžu vyhľadávať zmluvné dokumenty podľa vybraných vlastností, napríklad pre konkrétnu spoločnosť, podľa stavu alebo platnosti. Špeciálna funkcia umiestnená na hlavnej stránke aplikácie umožňuje jednoduché vyplnenie požadovaných údajov vo formulári, po ktorom stačí kliknúť na tlačidlo „Vyhľadať“.