Předimplementační analýza požadavků na intranetovou aplikaci Fakultní nemocnice Olomouc

Fakultní nemocnice Olomouc je jedním z největších lůžkových zařízení v České republice. Je součástí sítě devíti fakultních nemocnic přímo řízených Ministerstvem zdravotnictví ČR. Je největším zdravotnickým zařízením v Olomouckém kraji a šestou největší nemocnicí v zemi.

Fakultní nemocnice v Olomouci plánuje z důvodu morální i technické zastaralosti novou intranetovou aplikaci. Stávající intranet primárně slouží jako úložiště dokumentů a jednotné místo pro sdělení novinek a aktualit o provozu organizace.

Vedení společnosti předkládá vizi budoucího stavu intranetu, který by měl být nejenom nástrojem pro přístup k dokumentům a aktualitám, ale měl by také umožňovat doručit efektivní komunikaci mezi zaměstnance a vytvářet vhodné médium pro budování identity zaměstnance.

Cílem analýzy byla identifikace současných trendů při návrhu, tvorbě a rozvoji komunitních a kolaborativních intranetových stránek a zachycení aktuálních požadavků organizace na budoucí intranetovou aplikaci včetně návrhu její propagace zahrnující komunikační, marketingovou, adaptační a adopční strategii.

Implementace softwarových technologií do prostředí organizace bývá velmi často vnímána jako technologicky orientovaná činnost. Iniciátoři změn předpokládají, že koncoví uživatelé projdou v počátečních etapách nasazení softwaru zaškolením nebo, že sami naleznou způsob, jak nové řešení používat v každodenní praxi. Realizátoři změn, tedy samotní IT pracovníci kladou primární důraz na správné nastavení technologie s ohledem na požadavky infrastruktury organizace, zajištění rutinního provozu a v neposlední řadě na shodu se systémem řízení bezpečnosti informací. Tyto skutečnosti způsobují, že požadavky koncových uživatelů na ergonomii nových nebo pozměněných technologií jsou upozaďovány nebo přehlíženy.

Zejména pak podcenění přípravných činností před nasazením technologií a procesů souvisejících s adaptací a adopcí uživatelů mají na úspěšnost nových řešení velmi často zásadní vliv. Uživatelé obecně vnímají změnu (bez ohledu na deklarované benefity nového řešení) jako nežádoucí jev.

Snížení počátečního odmítání (a tím pádem zrychlení procesu adaptace a adopce a následné doručení benefitů vyplývajících z implementace nové technologie) koncových uživatelů lze docílit důsledným pozorováním chování uživatele (jak s technologiemi pracuje, jaké má potřeby), pochopením jeho každodenních pracovních návyků a činností a zohledněním vypozorovaných skutečností a vzorců chování do funkcionality řešení a jeho podpůrných systémů jako jsou například nápovědy, tutoriály nebo školení. V neposlední řadě je zapotřebí připravit promyšlenou a opakovanou komunikační strategii zaměřenou na propagaci přínosů nového řešení včetně plánu kontinuálního rozvoje, ať již samotné technologie, tak i jejich uživatelů.

Na základě desítek let našich zkušeností s realizacemi rozsáhlých IT projektů u našich zákazníků vznikl podpůrný architektonický rámec pro řízení změn s názvem Marketing transformace IT.

Oblasti, které analýza zahrnovala, bychom tak mohli shrnout do několika bodů. Ze začátku bylo nutné zhodnotit stav provozování intranetové aplikace FN Olomouc. Stejně tak jsme se zaměřili i na komunity uživatelů a jejich chování konkrétní potřeby uživatele, očekáváné bariéry, potřebné chování samotné aplikace a vhodné uživatelské rozhraní.

V druhé řadě jsme navrhli také komunikační a marketingovou strategii propagující nasazení intranetu v organizaci. Připravili jsme detailní plán pro případnou adaptaci a adopci uživatelů, včetně návrhů tvorby podpůrných struktur jako nápovědy, on-line tutoriály a školení k provozu intranetu. FN Olomouc je tedy připravena na případnou implementaci nové intranetové aplikace.