Active Invoice reader

Spracovanie faktúr pre finančné oddelenie je často chaotický proces, pretože faktúry prichádzajú z rôznych zdrojov: papierové faktúry, PDF, naskenované PDF, e-maily atď. Objem faktúr sa mení aj v závislosti od ročných období, pričom v čase špičky je to pre pracovníkov finančného oddelenia mimoriadne hektické.

Tradičné spracovanie faktúr je notoricky známe ako neefektívne a náchylné na chyby.

1. Zjednodušuje ťažkopádny proces - tradičné spracovanie je pomalé a ťažkopádne. Automatizácia zjednodušuje spracovanie faktúr.
2. Úspora peňazí - automatizácia spracovania faktúr zvyšuje efektivitu a znižuje režijné náklady na účtovníctvo.
3. Umožňuje prácu na diaľku - v dnešnej dobe je možnosť pracovať na diaľku nevyhnutnosťou. Tradičné spracovanie faktúr prácu na diaľku takmer znemožňuje.
4. Zlepšuje vzťahy s dodávateľmi - vďaka menšiemu počtu oneskorených platieb a menšiemu počtu chýb sa môže zlepšiť riadenie vzťahov s dodávateľmi.
5. Zlepšuje riadenie peňažných tokov - vďaka efektívnejšiemu procesu platieb a spoľahlivým údajom zlepšuje automatizované spracovanie faktúr riadenie peňažných tokov.

Aktívna čítačka faktúr je moderný nástroj na automatizáciu spracovania dodávateľských faktúr. Dokáže extrahovať a konvertovať dodávateľské faktúry, ktoré nie sú v strojovo čitateľnom formáte, do systému Microsoft Dynamics 365 Finance. Dokument vo formáte PDF pripojí k vytvorenému záznamu priamo v systéme Dynamics365 Finance.

Nástroj umožňuje nastaviť čítanie rôznych rozložení faktúr a rozpoznať základné informácie, ako je IČO, DIČ, mena, sumy atď. Čím viac faktúr jedného rozloženia je v systéme nastavených, tým rýchlejšie nástroj rozpozná a načíta jednotlivé faktúry. Nástroj sa zameriava na dokumenty PDF, ktoré nie sú uložené v strojovo čitateľnom formáte.

Cieľom extrahovaných údajov je finančný systém Microsoft Dynamics 365, konkrétne register faktúr, ktorý sa bežne používa na sledovanie dodávateľských faktúr. Na základe extrahovaných údajov dokáže čítačka Active Invoice nájsť relevantné informácie na vytvorenie hlavičky Registra faktúr a následne jednotlivých riadkov.

Active Invoice reader môže čítať viacero faktúr súčasne a pre každú načítanú faktúru vytvorí príslušný záznam v registri faktúr. Ani viacstránkové faktúry vo formáte PDF nie sú prekážkou a dokáže prečítať všetky strany faktúry. Celý proces spracovania faktúr je navrhnutý na maximálnu automatizáciu všetkých úkonov, ktoré inak používateľ vykonáva ručne. Na záver je používateľ upozornený na vytvorenie novej faktúry.

Active Invoice reader je postavený na platforme Microsoft PowerPlatform a AI builder, vďaka čomu môžete riešenie jednoducho rozšíriť a ďalej automatizovať pracovné postupy alebo ho doplniť o ďalšie nástroje Microsoft 365 a Microsoft Dynamics 365. Vďaka modularite jednotlivých aplikácií a ich zameraniu možno pokryť takmer všetky potreby zákazníkov a riadenie vzťahov s dodávateľmi a odberateľmi.

Vzhľad faktúr a rozpoznávanie výstupov je používateľsky konfigurovateľné priamo v nástroji AI Builder, čo uľahčuje pridávanie ďalších faktúr a nastavenie rozpoznávania kľúčových údajov.