Inovácia, automatizácia, efektivita: úspešný príbeh spoločnosti Emco s Microsoft Dynamics 365

Spoločnosť Emco sa špecializuje na výrobu a distribúciu vysokokvalitných potravinárskych výrobkov podporujúcich zdravý životný štýl a pôsobí na trhu už 30 rokov. Okrem tradičných cereálnych výrobkov vyrába spoločnosť Emco aj rastlinné alternatívy mäsa a syrov. Výrobky Emco sa vyvážajú do viac ako 50 krajín sveta. Okrem výrobkov vlastnej značky zastupuje spoločnosť Emco na českom a slovenskom trhu niektoré významné európske značky potravín.

Východiskom projektu bola potreba spoločnosti Emco zjednodušiť a automatizovať prácu koncových používateľov v informačnom systéme. Cieľom bolo zvýšiť produktivitu a umožniť škálovateľnosť predaja, výroby a logistiky podľa aktuálnej stratégie. Implementácia nového systému mala automatizovať vybrané procesy vrátane správy objednávok, toku zásob a obsluhy zákazníkov. Dôraz sa kládol na dostupnosť informácií a podporu riadenia, zjednotenie postupov a centralizáciu agend v rámci celej spoločnosti. Hlavným cieľom bolo dokončiť projekt do 1. januára 2024, čím by sa spoločnosť pripravila na ďalší rozvoj a expanziu.

Implementácia informačného systému Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management v spoločnosti Emco viedla k výraznému zlepšeniu v mnohých kľúčových oblastiach jej činnosti. Predovšetkým účinne automatizoval riadenie nákupných a výrobných procesov, čo viedlo k lepšiemu prehľadu o stave zásob, zníženiu nákladov na skladovanie a celkovej optimalizácii výrobných procesov. Automatizované sledovanie zásob a plánovanie výroby podľa aktuálneho dopytu umožnilo spoločnosti rýchlejšie reagovať na zmeny na trhu, čo výrazne zvýšilo prevádzkovú flexibilitu a efektívnosť.

Jedným z ďalších významných prínosov bolo sprehľadnenie procesov tvorby hodnôt. Implementácia Emcu umožnila lepšie pochopiť, ktoré procesy prinášajú skutočnú hodnotu a ktoré zaťažujú prevádzku bez dodatočného prínosu. Táto analýza viedla k odstráneniu neefektívnych činností a prispela k celkovému zvýšeniu efektívnosti v celej spoločnosti.

V oblasti e-commerce systém zlepšil spracovanie objednávok, čo zahŕňalo automatizované zadávanie predajných objednávok, dopĺňanie zásob a zrýchlenie logistických operácií vrátane kompletizácie, balenia a expedície objednávok. Integrácia systému Dynamics 365 tiež umožnila spoločnosti využívať pokročilé mobilné terminály na riadenie skladu, čo viedlo k rýchlejšiemu a efektívnejšiemu procesu expedície a lepšej vysledovateľnosti objednávok, čo viedlo k väčšej spokojnosti zákazníkov.

Z hľadiska financií a controllingu bola kľúčová aj implementácia Dynamics 365. Automatizácia prijímania a schvaľovania faktúr odstránila potrebu fyzického obehu dokumentov, čo viedlo k výraznému zrýchleniu procesov. Zaviedli sa nové procesy workflow, ktoré zabezpečili lepšiu kontrolu nad finančnými tokmi a zároveň zefektívnili domáce a medzinárodné platby. Prehľadnejšia správa bankových účtov dodávateľov pre záväzky a štandardizácia pravidiel spracovania upomienok pomohli znížiť administratívnu záťaž a zvýšiť presnosť finančných transakcií.

V oblasti účtovníctva systém priniesol výrazné zlepšenie transparentnosti a centralizácie. Účtovníci dostali podrobné príručky, ktoré im umožňujú samostatne spravovať a nastavovať systém bez potreby externej pomoci, čo viedlo k väčšej samostatnosti finančného tímu. Zároveň sa centralizovalo a automatizovalo vystavovanie zálohových faktúr a štandardizovali sa šablóny pre opakujúce sa faktúry, čím sa výrazne zjednodušili rutinné účtovné procesy.

Zásoby teraz lepšie odrážajú skutočnú hodnotu, pretože teraz zahŕňajú aj náklady na skladovanie, čo poskytuje presnejší obraz o celkových nákladoch a hodnote zásob. Účtovný tím tiež získal plnú kontrolu nad integráciou modulov do hlavnej knihy, čo prispelo k lepšej prehľadnosti a efektívnosti pri správe finančných údajov. Prepojenie s registrami zákazníkov a dodávateľov uľahčilo správu údajov a zlepšilo komunikáciu s obchodnými partnermi.

Logistické operácie sa výrazne zlepšili aj vďaka online integrácii s logistickými operátormi prostredníctvom webových služieb. Spoločnosť dokázala ľahšie zvládnuť prechod na nový sklad, v ktorom pracuje s dynamickým riadením zásob, napríklad so skladovaním lepku a bezlepkových výrobkov. Ďalším zlepšením bolo efektívne skladovanie neštandardných rozmerov paliet, čím sa zvýšila flexibilita skladovania a lepšie využitie skladovej kapacity.

Systém teraz podporuje procesy nezhôd, reklamácií a reverznej logistiky tým, že poskytuje záznamy s možnosťou párovania s pôvodnými predajnými objednávkami a sleduje riešenie reklamácií. Tým sa zlepšila kvalita služieb, efektívne riešenie reklamácií a zvýšila spokojnosť zákazníkov.

Prechod na Power BI a pokročilé reportovanie priniesol možnosť podrobnejšieho monitorovania výkonnosti podniku a poskytol spoločnosti Emco presnejší základ pre interné riadenie. Nové možnosti prevádzkového výkazníctva s viacerými dimenziami umožnili presnejšie plánovanie a rozhodovanie na základe aktuálnych údajov.

Celkovo prechod na Dynamics 365 otvoril spoločnosti Emco dvere k moderným nástrojom automatizácie nielen v oblasti výroby a financií, ale aj v oblasti riadenia marketingových kampaní a vývoja produktov. Integrácia nástrojov na riadenie marketingového a produktového životného cyklu viedla k efektívnejšiemu vývoju nových produktov a rýchlejšiemu uvedeniu na trh, čo spoločnosti prinieslo významnú konkurenčnú výhodu.

Prenos vybraných agend do Power Apps zase priniesol nesporné zjednodušenie procesov a minimalizáciu nákladov na licencie. Implementácia Dynamics 365 sa tak pre spoločnosť Emco stala kľúčovým krokom k modernizácii a zefektívneniu procesov, čo jej umožnilo lepšie reagovať na výzvy súčasného trhu a upevniť si pozíciu lídra vo svojom odbore.

Projekt ako celok hodnotí spoločnosť Emco ako veľmi úspešný. Hlavné ciele, ktoré sme si spoločne stanovili ako referenčné, sa podarilo splniť. Nie v plnom rozsahu, ale bezpečne a v takej miere, že spoločnosť bola schopná plnohodnotne plniť všetky svoje potreby päť dní po prechode na Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management.

Rozsah a načasovanie implementácie neboli jednoduché. Projekt sa začal podrobnou analýzou našich požiadaviek a následne sa plánoval so zameraním na minimalizáciu dopadu na prevádzku. Spoločnosť Aricoma preukázala hlboké pochopenie problematiky a profesionálny prístup, ktorý sa prejavil v jej flexibilite pri úpravách na základe našich špecifických potrieb. Počas celého procesu sme boli priebežne informovaní o postupe prác a všetky prípadné komplikácie boli riešené rýchlo a efektívne.

Na projekte spolupracovalo viac ako 50 členov tímu objednávateľa a zhotoviteľa. Práve vďaka spolupráci oboch strán a schopnosti vzájomne sa počúvať, hľadať riešenia, prijímať rozhodnutia a realizovať sme teraz ako spoločnosť Emco pripravení pokračovať v budovaní základov, ktoré boli dodané na vysokej úrovni.