Znižujeme množstvo manuálnej práce a zrýchľujeme obeh faktúr a zmlúv pre Heineken Slovensko

Nasadenie riešenia využívajúceho OpenText na spracovanie faktúr a zmlúv, ktoré je integrované do prostredia SAP, prinieslo spoločnosti HEINEKEN Slovensko zvýšenie dostupnosti a zároveň zníženie nákladov na spracovanie dokumentov.

Realizácia 2012

Prípadové štúdie

Profil zákazníka

Heineken Slovensko je jedným z popredných slovenských pivovarov. Spoločnosť riadi komplexné operácie - od spracovania obilia v Hurbanovskej sladovni až po výrobu a distribúciu piva a cideru svetových značiek. Od roku 1995 je Heineken Slovensko súčasťou spoločnosti Heineken N.V., najväčšej pivovarníckej skupiny v Európe a druhej najväčšej na svete.

Projekt elektronického schvaľovania a archivácie zmlúv pomohol optimalizovať procesy prípravy investičných zmlúv a zároveň skrátiť čas potrebný na prípravu každého investičného kontraktu.
Systém ponúka pridanú hodnotu aj v zmysle jednoduchej a prehľadnej archivácie zmlúv v jednej centrálnej databáze, ich jednoduchého vyhľadávania vrátane evidencie všetkých vykonaných zmien. Nastavenie systému je užívateľsky prívetivé pre každého používateľa, ktorý s ním príde do styku, čo vedie k zvýšeniu efektivity práce zamestnancov.

Michal Chudík

Sales Support Manager, Heineken Slovensko

Východisková situácia, ciele projektu

Pred začatím projektu čelil klient niekoľkým kľúčovým výzvam. Hromadenie faktúr v úzkych miestach a manuálne spracovanie predstavovali riziko oneskorených platieb. Zdĺhavé a netransparentné schvaľovacie procesy prostredníctvom e-mailov a papierovej dokumentácie komplikovali efektivitu podnikania. Neriadené procesy prenosu dokumentov medzi oddeleniami viedli k strate informácií.

Nákladné a neefektívne spracovanie prijatých faktúr predstavovalo ďalšiu finančnú záťaž. Riziká spojené s nezabezpečeným prístupom k dokumentom mohli ohroziť citlivé informácie o klientoch. Možnosť straty dokumentov v dôsledku absencie systému archivácie predstavovala ďalšiu hrozbu pre spoľahlivé fungovanie procesov spoločnosti. Celkovo bola firma pred realizáciou projektu vystavená komplexnému spektru problémov spojených s manuálnym spracovaním dokumentov a neprehľadnosťou podnikových procesov.

Benefity

Výrazné zníženie manuálnej práce a zrýchlenie spracovania a obehu dokumentov
Zníženie papierovej záťaže vďaka elektronizácii obehu faktúr a zmlúv
Prehľad investičných dokumentov v reálnom čase
Rýchly a jednoduchý prístup ku všetkým dokumentom
Skrátenie času implementácie a zníženie počtu chýb pri čítaní údajov vďaka inteligentnému OCR
Zvýšená bezpečnosť citlivých informácií

Popis riešenia

Projekt sme úspešne zrealizovali s cieľom optimalizovať a modernizovať firemné procesy. Jedným z hlavných krokov bolo zjednotenie šablón a procesov pre tvorbu investičných zmlúv. Nový systém umožňuje vytvárať zmluvy pomocou šablón a následne ich smerovať k príslušným zamestnancom prostredníctvom workflow. To umožňuje efektívne vypĺňanie, pripomienkovanie a schvaľovanie zmlúv. Dôležitou funkciou je aj prehľadný záznam histórie verzií a revízií dokumentov, čo prispieva k transparentnosti činnosti spoločnosti.

V ďalšej časti projektu sme riešili zavedenie zabezpečeného archívu. Všetky spracované zmluvy a faktúry spolu s podkladmi a naskenovanými podpísanými originálmi sa systematicky ukladajú do adresárovej štruktúry. Táto archivácia prebieha bezpečne a prístup k dokumentom je riadený podľa určených prístupových práv používateľov.

Automatizácia procesu spracovania faktúr sa dosiahla implementáciou systému OCR OpenText Capture Center. Tento systém umožňuje automatické čítanie hlavičkových údajov z prijatých faktúr v papierovej forme a vo formáte PDF. Vďaka použitiu technológie strojového učenia dosahuje tento systém výrazne vyššiu úspešnosť v porovnaní s inými systémami.

Integrácia systému OpenText Content Suite Platform so systémom SAP bola kľúčovým prvkom pri zrýchľovaní procesov spoločnosti. Táto integrácia prináša okamžité zaznamenávanie faktúr v systéme SAP a poskytuje používateľom prehľad o stave faktúr. Každý používateľ môže pracovať so systémom pomocou jeho natívnej aplikácie, čo zvyšuje efektivitu účtovného oddelenia a bežných používateľov vo webovom prehliadači.

Podrobný popis realizovaného projektu je popísaný t u.