Snižujeme manuální práce a zrychlujeme oběh faktur a smluv pro Heineken Slovensko

Nasazení řešení využívající OpenText pro zpracování faktur a smluv, které je integrované do prostředí SAP, přineslo společnosti HEINEKEN Slovensko zvýšení akceschopnosti a současně snížení nákladů na zpracování dokumentů.

Realizace 2012

Případové studie

Profil zákazníka

Heineken Slovensko je jedním z předních slovenských pivovarů. Společnost řídí komplexní operace – od zpracování obilí v Hurbanovské sladovně až po výrobu a distribuci piva a cideru světových značek. Od roku 1995 je Heineken Slovensko součástí Heineken N.V., největší pivovarnické skupiny v Evropě a druhé největší na světě.

Projekt elektronického schvalování a archivace smluv dopomohl optimalizovat procesy při přípravě investičních smluv a zároveň zkrátit čas potřebný na přípravu každého investičního kontraktu.
Systém nabízí i přidanou hodnotu ve smyslu jednoduché a přehledné archivace kontraktů v jediné centrální databázi, jejich snadné vyhledávání včetně evidence všech provedených změn. Nastavení systému je přívětivé pro každého uživatele, který s ním přichází do kontaktu, což vede ke zvýšení efektivity práce zaměstnanců.

Michal Chudík

Sales Support Manager, Heineken Slovensko

Výchozí situace, cíle projektu

Před zahájením projektu klient stál před několika klíčovými výzvami. Hromadění faktur v úzkých místech a manuální zpracování představovalo riziko zpoždění plateb. Zdlouhavé a netransparentní schvalovací procesy, prostřednictvím e-mailů a papírové dokumentace, komplikovaly podnikovou efektivitu. Neřízený proces předávání dokumentů mezi odděleními vedl k informačním ztrátám.

Nákladné a neefektivní zpracování přijatých faktur představovalo další finanční břemeno. Rizika spojená s nezabezpečeným přístupem k dokumentům mohla ohrozit citlivé informace klienta. Možnost ztráty dokumentů způsobená absencí evidenčního systému tvořila další hrozbu pro spolehlivý chod firemních procesů. Celkově řečeno, před projektovou realizací byla firma vystavena komplexnímu spektru problémů spojených s manuálním zpracováním dokumentů a nedostatečnou transparentností v podnikových procesech.

Přínosy

Významné snížení manuální práce a zrychlení zpracování a oběhu dokumentů
Snížení papírové zátěže díky elektronizaci oběhu faktur a smluv
Přehled o investičních dokumentech v reálném čase
Rychlý a snadný přístup ke všem dokumentům
Zkrácení doby implementace a snížení chybovosti vyčítání dat díky inteligentnímu OCR
Zvýšení bezpečnosti citlivých informací

Popis řešení

Projekt jsme úspěšně realizovali s cílem optimalizovat a modernizovat firemní procesy. Jedním z hlavních kroků bylo sjednocení šablon a procesů pro vytváření investičních smluv. Nový systém umožňuje vytvářet smlouvy pomocí šablon a následně směrovat je k příslušným pracovníkům prostřednictvím workflow. Tím dochází k efektivnímu doplnění, připomínkování a schvalování smluv. Důležitým prvkem je také přehledná evidence historie verzí a revizí dokumentů, což přispívá k transparentnosti firemních operací.

V další části projektu jsme řešili zavedení zabezpečeného archivu. Všechny zpracované smlouvy a faktury, spolu s podklady a naskenovanými podepsanými originály, jsou systematicky uloženy v adresářové struktuře. Tato archivace je provedena zabezpečeně a přístup k dokumentům je řízen dle specifikovaných přístupových práv uživatelů.

Automatizaci procesu zpracování faktur jsme docílili pomocí implementace OCR systému OpenText Capture Center. Tento systém umožňuje automatické vyčítání hlavičkových údajů z přijatých faktur v papírové i PDF podobě. Díky využití technologie strojového učení dosahuje tento systém výrazně vyšší úspěšnosti ve srovnání s ostatními systémy.

Integrace systému OpenText Content Suite Platform se systémem SAP byla klíčovým prvkem zrychlení firemních procesů. Tato integrace přináší okamžité zaznamenání faktur v SAP a poskytuje uživatelům přehled o stavu faktur. Každý uživatel může pracovat se systémem pomocí jeho nativní aplikace, což zvyšuje efektivitu práce účtárny i běžných uživatelů ve webovém prohlížeči.

Podrobný popis realizovaného projektu je popsán zde.