5 důvodů, proč vaše firma potřebuje moderní DMS řešení

Ve světě moderního podnikání se firmy všech velikostí potýkají s výzvami v oblasti správy dokumentů.

Podle průzkumu společnosti McKinsey zaměstnanci stráví až 30 % pracovního času hledáním informací. Co kdyby ti vaši mohli tento čas využít užitečněji než hledáním ztracených, špatně uložených či duplicitních dokumentů? To vše vás totiž stojí spoustu času a tedy i peněz.

V tomto článku se zaměříme na klíčové výzvy spojené s dokumenty a představíme možnosti moderních systémů správy dokumentů (DMS).

Potýkáte se s chaosem ve správě dokumentů? Smlouvy máte uložené na sdílených discích, faktury v e-mailu a důležité interní směrnice v papírových složkách? Taková situace výrazně snižuje vaši efektivitu práce. Pátrání po správné verzi dokumentu nebo dohledáváním informací v různých systémech snižuje produktivitu celého týmu.

Centrální úložiště, které poskytuje i náš DMS TreeINFO, umožňuje ukládat všechny dokumenty na jedno centralizované místo, kde jsou jasně organizovány podle typu, projektu nebo jiných kritérií. Díky pokročilému vyhledávání a automatickým štítkům najdete potřebný dokument během několika sekund. Tento systém eliminuje chaos a zvyšuje efektivitu práce napříč celou firmou. Zaměstnanci tak mohou více času věnovat hodnotným činnostem.

Každá firma čelí riziku úniku citlivých dat a mnoho z nich podceňuje bezpečnost svých dokumentů. Únik citlivých informací, jako jsou smlouvy, osobní údaje nebo strategické plány, může mít vážné právní i finanční dopady. Mnohé organizace stále ukládají dokumenty v nesprávně zabezpečených systémech nebo na sdílených discích bez zajištění dostatečné ochrany. Vystavují se tak riziku, že budou nuceny nést následky, které se pojí s nedostatečným plněním požadavků GDPR na precizní ochranu osobních údajů.

Jste si jistí, že vaše firemní data jsou chráněna proti neoprávněnému přístupu?

Moderní DMS využívá bezpečnostní standardy, včetně šifrování dat, řízení přístupu podle rolí a pokročilých nástrojů pro audit aktivit v systému. Dokumenty jsou nejen chráněné proti neoprávněnému vniknutí, ale řešení je zároveň v souladu s legislativou, například s již zmíněným GDPR. Naše řešení TreeINFO for Microsoft 365 využívá bezpečnostní standardy Microsoft a umožňuje zabezpečený přístup jen oprávněným uživatelům.

Práce na dokumentech v týmu může být náročná, zejména pokud jsou členové na různých místech. Častým problémem je práce na neaktuálních verzích dokumentů, což vede ke zmatkům, chybám a zdržení v klíčových procesech.

Jak často se vám stane, že v týmu pracujete na špatné verzi dokumentu nebo nevíte, která verze je „ta správná“?

V rámci řešení TreeINFO můžete spolupracovat na dokumentech v reálném čase, s jasnou historií změn a automatickou správou verzí. To znamená, že už nikdy nebudete řešit problémy s duplicitními soubory nebo ztracenými úpravami ať už pracujete odkudkoliv.

Manuální schvalování smluv, faktur nebo objednávek může být zdlouhavé. Často dochází k chybám, zdržením nebo dokonce ke ztrátě dokumentů.

Přemýšleli jste někdy nad tím, kolik času vaše firma ztrácí manuálními procesy, které by mohly být automatizovány?

DMS řešení TreeINFO přináší automatizaci rutinních procesů pomocí workflow, které umožňují rychlé a přehledné schvalování dokumentů. Systém automaticky přiřazuje přijaté faktury odpovědným osobám podle nastavené schvalovací matice. Díky tomu je zajištěno, že všechny kroky procesu proběhnou hladce a nic není opomenuto.

V systému pro správu dokumentů TreeINFO jsou předpřipravené následující moduly pro nejčastěji používané business a back-office procesy:

• Evidence smluv
• Přijaté faktury
• Schvalování objednávek
• Interní žádanky
• Interní dokumentace

Mnoho společností se při správě dokumentů potýká s obtížemi při integraci DMS na další firemní systémy, které již používají, a také bojují se složitostí zavádění nových agend. Tyto problémy mohou výrazně zpomalit efektivitu práce a zvyšovat zbytečnou administrativní zátěž.

Jak zvládnout správné propojení všech systémů, rostoucí počet dokumentů a zajistit, aby váš systém snadno reagoval na nové požadavky?

Integrace s ERP systémy a dalšími nástroji, které již využíváte, minimalizuje manuální administrativu. Díky řešení TreeINFO for Microsoft 365 a jeho propojení s ostatními firemními nástroji šetříte čas a snižujete chybovost.

TreeINFO, jako moderní DMS, je škálovatelné řešení, které se přizpůsobí růstu vaší firmy. Ať už přidáváte nové pobočky, produkty nebo procesy, systém zajistí, že správa dokumentů zůstane efektivní a přehledná.

Správa dokumentů nemusí být zbytečně složitá. Moderní DMS řešení, jako je TreeINFO, vám pomůže zrychlit práci, zajistit bezpečnost dat, zlepšit týmovou spolupráci, automatizovat rutinní procesy a připravit firmu na růst.

Přední firmy z různých oborů spoléhají na naše DMS řešení TreeINFO pro efektivní správu dokumentů, bezpečnost dat a zlepšení týmové spolupráce. Přidejte se k nim i vy!