Proč je efektivní správa dokumentů klíčem k úspěchu vaší firmy?

Co kdyby vaši zaměstnanci pracovní čas využívali užitečněji než hledáním ztracených, špatně uložených nebo duplicitních dokumentů, což vás stojí čas i peníze?

Za našich více než dvacet let zkušeností v oblasti správy dokumentů řešíme nejčastěji těchto pět oblastí spojených s oblastí správy dokumentů:

  Časová náročnost hledání
Absence centralizovaného úložiště pro firemní dokumenty zpomaluje přístup k nim. 

  Bezpečnostní rizika
Nedostatečná ochrana dokumentů a neoprávněné přístupy k datům zvyšují riziko úniku citlivých dat. Firma se tak stává nechráněna před kybernetickými útoky.

  Nízká efektivita spolupráce
Nedostupnost aktuálních verzí dokumentů a práce na více verzích vede k chybám a neefektivitě.

  Neintegrované systémy
Oddělené nástroje pro tvorbu a schvalování dokumentů a absence automatizace prodlužují pracovní procesy.

  Nemožnost pracovat odkudkoliv
Moderní doba vyžaduje flexibilní přístup k dokumentům odkudkoliv a z jakéhokoliv zařízení. Samozřejmě při dodržení všech bezpečnostních podmínek. 

Systémy správy dokumentů jako TreeINFO for Microsoft 365 pomáhají firmám efektivněji organizovat, zabezpečit a sdílet dokumenty. Je navržen pro společnosti, které již využívají Microsoft 365, což umožňuje hladkou integraci a maximální využití stávající infrastruktury.

Úspora času díky centralizovanému úložišti

Dokumenty jsou přehledně organizovány, snadno dohledatelné a přístupné z jednoho místa. To eliminuje časové ztráty při hledání souborů.

Bezpečnost na prvním místě

Pouze oprávnění uživatelé mají přístup k citlivým datům. TreeINFO využívá pokročilé zabezpečení integrované do Microsoft 365 a SharePoint.

Digitalizace procesů

Řešení TreeINFO využívá technologii OCR k automatickému převodu papírových dokumentů do digitální podoby. To eliminuje ruční zadávání údajů, snižuje chybovost a zajišťuje rychlou dostupnost informací v elektronické podobě.

Workflow

Automatizace rutinních procesů pomocí workflow umožňuje rychlé a transparentní schvalování dokumentů. Systém například automaticky předá přijatou fakturu ke schválení odpovědné osobě a zajistí, že se žádný krok neztratí. 

Automatizace a integrace

TreeINFO podporuje integraci s ERP systémy a dalšími nástroji, které již využíváte, což minimalizuje manuální administrativu. Mezi nejčastější moduly patří:

• Evidence smluv
• Přijaté faktury
• Schvalování objednávek
• Interní žádanky
• Správa interní dokumentace

Škálovatelnost a flexibilita

TreeINFO vám přináší možnost využívat jenom ty agendy, které potřebujte. Je tak flexibilním a škálovatelným řešením pro vaši správu obsahu. Také díky cloudové technologii a propojení s Microsoft 365 mohou zaměstnanci pracovat s dokumenty bezpečně odkudkoliv.