Volkswagen Slovakia inovuje řízení lidského kapitálu pomocí bezpapírové personalistiky

Volkswagen Slovakia, a.s. patří mezi nejvýkonnější společnosti na Slovensku, kde působí již od roku 1991. Ve svých závodech zaměstnává tisíce zaměstnanců, kteří jsou nenahraditelní v segmentu výroby automobilů.

V bratislavském závodu vyrábí osobní automobily nejvyšší třídy jako Porsche Cayenne, Audi Q7, VW Touareg a v martinském závodě vyrábí komponenty pro své vozy. Volkswagen Slovakia je součástí koncernu Volkswagen, v Evropě největšího a na celém světě třetího největšího výrobce automobilů.

Volkswagen Slovensko chtělo změnit přístup k manuálnímu zpracování nejen osobních složek zaměstnanců. Cílem projektu bylo digitalizovat procesy, zefektivnit řízení a práci s personálními dokumenty, snížit rizika ztráty a poškození důležitých dokumentů a zvýšit bezpečnost informací.

Uchovávání personálních dokumentů pouze v papírové podobě vedlo v minulosti k obtížnému vyhledávání, archivaci a skartaci dokumentů. Přeplněný archiv navíc komplikoval práci s dokumenty a snižoval přehlednost. Zajišťování souladu archivu s legislativními požadavky, zejména s ohledem na GDPR, bylo náročné a komplikované. Ochraně přístupu k personálním dokumentům chyběla systematická a efektivní struktura.

Celý projekt jsme realizovali s využitím standardního řešení OpenText Employee File Management, které zajišťuje přehlednou organizaci a okamžitou dostupnost všech důležitých personálních dokumentů v elektronické složce zaměstnance.

Během analýzy požadavků jsme rozšířili řešení o inovativní funkce, zejména využití QR kódů pro automatické ukládání naskenovaných pracovních smluv. Tato „smart“ funkcionalita výrazně zjednodušila proces archivace dokumentů a eliminovala potřebu manuálního zařazování.

Soulad s legislativou GDPR jsme zajistili rozšířením řešení o modul Records Management v roce 2020. Tento modul zajistil správu a skartaci osobních informací v personálních dokumentech v souladu s aktuálními předpisy.

Výsledkem projektu je bezpečný přístup k personálním dokumentům odkudkoliv díky centrálnímu uložení v elektronické podobě a důkladnému nastavení oprávnění. QR kódy na formulářích generovaných ze SAP umožňují automatické uložení dokumentů, což vede ke zrychlení dostupnosti a výraznému snížení administrativní zátěže HR oddělení.

Náklady na fyzický archiv se výrazně sníženy, přičemž parametrické vyhledávání umožňuje rychlé a efektivní získání potřebných dokumentů.