Automatizace procesu zpracování příchozích faktur pro Košík.cz

Pro společnost Košík.cz jsme úspěšně transformovali proces zpracování faktur. S více než 12 tisíci faktur ročně jsme dosáhli výrazného snížení nákladů díky automatizaci zpracování faktur v SAP a využití OCR.

Realizace 2021

Případové studie

Profil zákazníka

Košík.cz se řadí k největším internetovým prodejcům potravin, drogerie a potřeb pro domácnost a zahradu v České republice. Denně obslouží na 4 000 zákazníků.

Svým zákazníkům nabízí více než 15 000 položek – potraviny od těch zcela čerstvých, přes chlazené či mražené až po ty trvanlivé, dále drogerii včetně eko variant, potřeby pro domácí mazlíčky, domácnost či zahradu. Součástí široké nabídky je i sortiment potravin pro speciální výživu.

Pod pojmem digitalizace účetnictví si většina lidí představí maximálně vytížení fakturačních dat a následnou archivaci účetních dokladů. Díky produktu KDF však posouváme „digitalizaci“ o stupeň výš. Díky integraci přímo v prostředí SAP pro nás digitalizace znamená nejen včasnost a přesnost zaúčtovaných dokladů, ale také úsporu času.
Tím se nám otevírají možnosti věnovat se v rámci finančního oddělení jiným činnostem, což přesně koresponduje s naším odvětvím, kde se musíme jako společnost posouvat rychleji a ještě rychleji.

Matěj Poláček

Finanční ředitel, Košík.cz

Výchozí situace, cíle projektu

Společnost Košík.cz řešila oblast manuálního zpracování faktur s mnoha řádkovými položkami a zároveň hledala možnosti pro urychlení procesů v moderním odvětví e-retailu.

Zpracování účetních dokladů bylo pro ni časově náročné, což se stávalo neudržitelným v dynamickém e-commerce prostředí. Nutností pro přežití v turbulentním odvětví bylo zavedení digitálních nástrojů, které nejen zrychlí služby, ale také umožní rozvoj inovací.

Cílem projektu byla hlavně automatizace a usnadnění práce při zpracování faktur.

Přínosy

Snížení manuální práce na účetním oddělení o 40 %
Snížení nákladů na lidské zdroje při zpracování faktur o 25 %
Snížení doby zpracování faktur až o 90 %
Snížení chybovosti při přepisování faktur díky OCR

Popis řešení

V rámci rozvoje řešení na platformě SAP jsme se zákazníkem diskutovali opakující se manuální činnosti, které jsou vhodné k digitalizaci. Jako jednu z hlavních oblastí jsme identifikovali proces ručního zpracování přijatých faktur.

Po stanovení hlavních cílů digitalizace jsme pro Košík.cz navrhli řešení pro automatizaci vstupu a účtování přijatých faktur v SAP.

Pro řešení jsem využili nástroj OpenText Capture Center pro rozpoznávání dat z papírových a PDF faktur z e-mailu, jejich kontrolu v SAP na úrovni řádkových položek a automatické účtování faktur, pokud je vše v pořádku. V případě nalezené nesrovnalosti je faktura předána s pomocí workflow odpovědné osobě, která má k dispozici předpřipravené akcelerátory pro řešení nejčastějších chyb.