Digitalizujeme správu dokumentů s řešením TreeINFO pro Metrostav

Implementace systému TreeINFO v Metrostavu přinesla automatizaci procesů, rychlejší schvalování a vyšší produktivitu. Tento krok firmu posunul k efektivnějšímu řízení a dalšímu růstu.

Realizace 2019 - doposud

Případové studie

Profil zákazníka

Společnost Metrostav a.s. je dlouhodobě finančně silnou a stabilní univerzální stavební společností se schopností získávat a řídit velké a složité projekty na domácím trhu i v dalších 12 zemích. Mezi její klíčové obory působnosti patří dopravní stavby, podzemní stavby, občanské stavby, stejně jako projekty pro průmysl a ekologické stavby, pro veřejné i soukromé investory.

Systém TreeINFO od společnosti Sabris Consulting, ze skupiny Aricoma, dlouhodobě využíváme a je dobře přijímán našimi uživateli. Využití systému nadále rozšiřujeme při rozvoji dalších projektů. Oceňujeme postupné rozšiřování technologických možností, které společnost Sabris Consulting do systému TreeINFO postupně doplňuje. V poslední době jsme začali využívat systém TreeINFO i v prostředí SharePoint online a pomáhá nám řešit další rozvoj firemních aktivit i v online prostředí.

Ing. Dušan Pokorný

ICT Manager

Výchozí situace, cíle projektu

Výchozí situace projektu zahrnovala potřebu společnosti Metrostav zjednodušit správu a schvalování příchozích faktur a hledala řešení pro digitalizaci dalších agend.

Cílem projektu bylo zavedení systému pro decentralizované skenování a elektronické zpracování faktur. Podmínkou bylo integrovat jej s ekonomickým systémem Oracle JD Edwards. Důležitým bodem projektu byla také implementace OCR systému pro extrakci faktur.

Dalším významným projektem bylo zajistit centralizovanou správu archiválií, včetně schvalovacího procesu, výpůjček a skartace dokumentů.

Přínosy

Decentralizace skenování a elektronické zpracování faktur
Automatická kontrola a doplňování údajů z ekonomického systému
Centralizovaná správa archiválií
Modernizace OCR systému zvýšila přesnost a rychlost extrakce faktur
Integrace s dalšími systémy
Digitalizace agend

Popis řešení

Implementace nového systému pro schvalování faktur a evidenci archiválií přinesla společnosti Metrostav významné zlepšení v oblasti efektivity a přesnosti procesů.

V rámci implementace jsme integrovali do Microsoft SharePoint prvky TreeINFO for SharePoint, které umožňují uživatelům pohodlnější práci s oběhovými doklady a zpracování jednotlivých úkolů. Během vyplňování formuláře faktury systém kontroluje a doplňuje některé údaje proti ekonomickému systému Oracle JD Edwards, který je integrován se systémem TreeINFO for SharePoint. Samotné workflow je nastavené pomocí Nintex Workflow.

Důležitou součástí implementovaného řešení je i systém evidence archiválií na platformě TreeINFO for SharePoint, který umožňuje centrálně spravovat archiv dokumentů od jejich schvalování, založení dokumentů do archivu, přes výpůjčky dokumentů až po řízenou skartaci.

Ve společnosti Metrostav jsme také implementovali OCR systém pro vytěžování došlých faktur na centrálním skenovacím pracovišti, a to pomocí produktu ABBYY FlexiCapture. Ten byl po čase nahrazen modernějším systémem OpenText Capture Center.

Díky pokročilým vlastnostem systému TreeINFO for Microsoft 365 a TreeINFO for SharePoint, které rozšiřují funkcionality SharePoint, využívá Metrostav systém TreeINFO také pro tvorbu dalších dokumentových a procesních agend vlastními silami.

Implementace řešení TreeINFO for Microsoft 365 a TreeINFO for SharePoint na platformě SharePoint v prostředí online (Microsoft 365) i on-premise prostředí přinesla významné zlepšení v mnoha klíčových oblastech. Především se podařilo decentralizovat skenování příchozích faktur a jejich zpracování v elektronické podobě na jednotlivých divizích.