Sjednocení interních procesů ve společnosti Heureka Group, působící v několika zemích

Heureka Group a.s. je největší cenový srovnávač a nákupní rádce ve střední Evropě. Pomáhají milionům uživatelů s online nakupováním. Působí nejen v České republice, ale také v dalších 8 zemích střední a východní Evropy. 

Původně ve firmě probíhal fyzický oběh dokumentů s využitím Excel tabulek a Google Workspace. Pro účetnictví a další agendy týkající se financí byly využívány různé ERP systémy, které byly náročné na správu. Následný reporting byl vytvářen manuálně. Proto přišel čas na změnu a bylo třeba procesy digitalizovat a automatizovat volbou vhodných řešení.

Cílem projektu tedy bylo standardizovat a digitalizovat interní procesy v oblasti financí a controllingu ve všech společnostech skupiny Heureka Group, které působí v různých zemích. Místo roztříštěných účetních a finančních systémů bylo třeba nasadit jednotný systém pro vedení účetnictví a financí. A to pro klíčové společnosti skupiny nejen v České republice, ale i v Maďarsku, Chorvatsku a Slovinsku. Systém měl přinést automatizaci procesů zpracování a zaúčtování účetních dokladů. Nedílnou součástí implementovaného řešení má být také schvalovací proces příchozích dokumentů v rámci DMS řešení.

Implementované řešení je postaveno na provázané aplikační platformě Microsoft. Ta do jednoho celku integruje funkce podnikového ERP systému na bázi Microsoft Dynamics 365 Finance a DMS jako řešení na míru na platformě Sharepoint a PowerPlatform. Jednotlivé platformy jsou propojeny automatickými integracemi a uživatelé nejsou zatěžováni duplicitním zadáváním údajů nebo jakýmkoliv ručním přenosem dat. Řešení je plně připraveno pro globální provoz. Nabízí provoz ve více jazycích, podporuje zahraniční legislativu a mezinárodní účetní standardy. Tímto se výrazně usnadnilo řízení mezinárodní skupiny.

Provázanost systému napříč skupinou

Napříč celou skupinou jsou sjednoceny procesy v oblasti workflow a schvalování různých typů dokumentů a pracovních postupů zaměstnanců. Mimo jiné umožňuje klíčovým uživatelům efektivní práci v systému i mimo něj díky provázání s aplikací Excel a dalšími Microsoft 365 aplikacemi.

Automatické propojení na lokální systémy

Řešení je napojeno na lokální provozní systémy v daných zemích, které slouží pro prodej služeb zákazníkům. Jednotlivé podklady pro fakturaci jsou importovány do systému včetně automatického zaúčtování konečných faktur a jejich napárování na platby.

Bezpapírová kancelář

Pro vybudování bezpapírové kanceláře se využívá DMS řešení na Microsoft Power Platform. V rámci vytvořeného řešení je využíváno služby DocuSign, která umožňuje snadné podepisování dokumentů bez jejich zbytečného tisknutí a scanování.

Rozpočty

Právě rozpočty jsou jednou z klíčových oblastí, kterou jsem v rámci implementace i roll-out řešili.
Za zmínku v případě Heureka Group stojí, že se rozpočty nevážou na účty z účtové osnovy, ale definují a kontrolují se na dimenze, jako je oddělení, kategorie nebo položka. S tímto rozpočtem následně pracuje DMS v procesu schvalování objednávek a faktur. Aktuálně se také toto řešení rozšířilo ještě o napojení na externí aplikaci, kde si Heureka Group řídí proces schvalování změn v rozpočtu v průběhu roku.

Kontroling

V řešení bylo použito rozsáhlejší nastavení finančních dimenzí, které hrají klíčovou roli z pohledu kontrolingu a budgetingu. Každá transakce si kromě standardních účetních informací nese i informace o finančních dimenzích. V Heureka Group to jsou IFRS dimenze, která slouží jako společná účtová osnova napříč všemi společnostmi, a později se využívá i pro konsolidace. Dále je v dimenzích identifikace CostCentra (tedy oddělení), kategorií a položek rozpočtu, identifikace intercompany transakcí a další.

Toto použití finančních dimenzí umožňuje flexibilitu lokálním účetním týmům v účtování tak, jak jsou zvyklí a jak potřebují z pohledu místní legislativa. Současně ale controllingovému týmu poskytuje jednotný pohled na data napříč všemi účetními jednotkami pro analýzu, generování reportů, kontrolu plnění plánu nebo tvorbu a kontrolu rozpočtů.

Kvalifikovaná certifikace faktur

V rámci roll-outu do Maďarska jsme při automatickém rozesílání elektronických faktur zákazníkům museli zohlednit místní legislativu v podobě vkládání elektronického kvalifikovaného certifikátu a elektronického kvalifikovaného razítka do PDF faktur. K řešení jsme využili online službu certifikovaného partnera, který je schopen tyto certifikace poskytovat a napojili jsme na ni automatický proces tvorby faktur.

Konsolidace

Data všech firem ve společnosti Heureka Group jsou uložené v jedné společné databázi. Konsolidační tým tak má přístup ke všem informacím a systém umožňuje s těmito daty pracovat, provádět konsolidační a eliminační úpravy, konsolidovat data, nastavit kurz pro jejich přepočet apod.

Upomínky

Heureka Group má tisíce zákazníků i faktur a bylo tak logickým požadavkem proces generování upomínek co nejvíce automatizovat. V řešení se tedy automaticky upomínky vytváří a následně přímo ze systému odesílají emailem zákazníkům. Navíc se k tomuto emailu přikládá i PDF upomínaných faktur. Zapomětlivý zákazník tak dostane všechny informace, stačí už jen zaplatit.

Postupná implementace urychlila spuštění

Z důvodu požadavku na rychlý start systému byla celá implementace rozdělena do 3 po sobě jdoucích etap:

• Implementace core řešení pro společnost Heureka group a.s.
• Rollout řešení do dceřiné společnosti DATAWEPS services s.r.o. dceřiné společnosti Online Comparison Shopping Kft v Maďarsku
• Rollout řešení do dceřiné společnosti Ceneje d.o.o. ve Slovinsku a následně do její dceřiné společnosti sMind d.o.o. v Chorvatsku.

Současně se zákazníkem spolupracujeme na kontinuálním rozvoji ERP a DMS systémů dle potřeb trhu i uživatelů. Za dobu ostrého provozu jsme implementovali desítky různých drobných i náročných vývojových úprav.

Mezinárodní spolupráce s partnery

Rollouty byly prováděny ve spolupráci s lokálními partnery, se kterými jsme spolupracovali na nastavení legislativních náležitostí v jednotlivých zemích.

Pro řízení poslední fáze projektu byl použit nástroj Digitální implementace, který sdružuje veškeré projektové a realizační nástroje do centrálního rozcestníku v Microsoft Teams.

Tímto nástrojem se výrazně zjednodušuje a zpřehledňuje dohled nad aktuálním stavem projektu, plnění dílčích úkolů, a to jak na straně dodavatele systému, tak na straně interního týmu zákazníka.