Jak předejít katastrofě při implementaci ERP systému

Při plánování implementace nového systému firmy často začínají zvažováním požadovaných funkcí. Hlavním problémem však nejsou nové technologie a výčet jejich funkcí, ale modernizace firemních procesů. Neimplementujete aktuální stav, ale budoucí stav, kde chcete být za několik let. A bez správné definice procesů nelze definovat rozsah projektu ani vybrat správnou platformu. 

Začněte komplexním pohledem na vaše současné systémy a procesy. Tento krok by měl zahrnovat revizi vašich současných systémů a procesů, včetně řízení financí, výroby, zásob, nákupu, HR, marketingu, prodeje a vztahů se zákazníky (CRM). Hledejte oblasti, které je možné zlepšit, pojmenujte slabá místa, definujte budoucí potřeby, zaznamenejte příležitosti, které nový systém může vyřešit. 

„Je třeba přemýšlet o rozšíření procesů, přidání automatizace nebo nových funkcí jako je mobilní přístup, umělá inteligence a Business Intelligence. Moderní a efektivní firemní procesy by proto měly být vždy jádrem vašeho plánu implementace.“ Zuzana Jásnka, Solution Architect.

V dnešní době je provoz informačního systému v cloudu nezbytností. Hlavním rozhodnutím není, kdy společnost přejde na cloud, ale jaké procesy do něj přesune. Cloudové řešení nabízí vyšší flexibilitu, škálovatelnost a bezpečnost, což potvrzují průzkumy a zkušenosti firem po celém světě.

Jasně definovaný rozsah a cíle projektu zajistí podporu a angažovanost všech zúčastněných stran a umožní měřit úspěšnost projektu. To zahrnuje určení, za jaké konkrétní úkoly a procesy bude ERP systém odpovídat, jaká data je třeba integrovat a jaké konkrétní obchodní cíle musí systém podporovat. Chcete-li definovat rozsah svého projektu, zvažte:

• Které podnikové funkce a procesy bude ERP systém automatizovat?
• Jaké jsou specifické požadavky na data systému, včetně migrace a integrace dat?
• Jaké jsou klíčové ukazatele výkonu (KPI), které je třeba sledovat a vykazovat?
• Kdo jsou zainteresované strany a jaké jsou jejich specifické potřeby a požadavky?

Naše dlouholeté zkušenosti s implementací ERP opakovaně potvrzují, že klíčovým faktorem úspěchu je interní implementační tým u zákazníka. I ten nejmodernější a nejlepší software je efektivní pouze tehdy, pokud je nasazen silným týmem. Nedostatek času, podpory nebo dovedností mezi členy týmu může vést k zpožděním, vyšším nákladům nebo neuspokojivým výsledkům.

Pro úspěch je nutné zapojit klíčové pracovníky, kteří důkladně znají obchodní procesy, efektivně spolupracují a mají respekt managementu. Ne jenom lidi, kteří zrovna mají čas, ale nemají potřebné znalosti. 

„Členové vašeho projektového týmu by se měli věnovat projektu na plný úvazek nebo co nejvíce hodin týdně. Klíčoví uživatelé pak minimálně 25% svého času aby jen nedoháněli projektové aktivity, ale mohli přinášet i přidanou hodnotu.“ Petr Dvořák, Project Management Office Manager 

Nezbytná je také silná podpora vedení společnosti. Při každé implementaci je třeba dělat rozhodnutí ohledně priorit a kompromisů. Bez pevného odhodlání vedení může i kvalifikovaný tým selhat.

Důležitou fází při přechodu je výběr správného dodavatele, který bude vaším partnerem a průvodcem v implementaci. Nejprve si zvolte platformu informačního systému. Až následně hledejte dodavatele pro tuto platformu, ideální je mít v užším kole dva nebo tři dodavatele. Rozhodně nevybírejte partnera pouze podle nabídnuté ceny implementace a hodinové sazby. Soustřeďte se i na podstatnější faktory pro fungování vaší firmy a synergie v průběhu celého projektu. 

U výběru se zaměřte na business odbornosti a schopnosti partnera provést vás celým procesem implementace a případně i přechodu do cloudu. Dobré je znát jeho zkušenosti s cloudem a reference. Podstatné jsou také jeho schopnosti optimalizovat výkonost nového ERP a zkušenost se spoluprací více týmů. Ověřujte také jeho schopnosti pro další rozvoj vašeho systému a zkušenost s propojením moderních technologií jako AI, BI, IoT, nebo různých mobilních aplikací.

S tímto krokem vám už pomůže váš vybraný dodavatel. Plán implementace informačního systému musí vycházet z vašich požadavků, ale i reálné doby přípravy systému na spuštění. Měl by být vyhrazen čas na pilotní testování a přizpůsobení systému, integraci s jinými aplikacemi a datovými zdroji, implementaci infrastruktury, čištění dat, přijetí uživateli atd. Je hodně kroků, které je potřeba zohlednit a právě zde dochází k rozhodnutím o prioritách a požadovaném termínu spuštění nového systému.

Pro naše projekty využíváme ověřenou metodiku 4D – Diagnostics, Design, Development, Deployment, která vychází ze souboru našich dlouholetých zkušeností a metodických postupů implementace Microsoftu s cílem minimalizovat projektová rizika plynoucí ze vzájemného nepochopení. 

„Naše metodika 4D poskytuje praxí ověřený ucelený soubor postupů, nástrojů a dokumentů pro implementaci informačního systému. Pokrývá celý životní cyklus implementace od úvodních specifikací cílů a požadavků zákazníka až úspěšný ostrý start provozu systému, a to se vše s maximálně efektivním zapojením zákazníka do celého procesu.“ Jan Andó, Metodik a Sulution Architect.

Ve fázi Diagnostiky detailně zjišťujeme celkový rozsah projektu implementace informačních systémů Microsoft Dynamics 365. 

Na společných workshopech řešíme jednotlivé oblasti nového informačního systému a důkladně zaznamenáváme požadavky. Respektive to, které oblasti a procesy chcete v implementaci řešit, a které nebudou součástí implementace. Výsledkem této fáze je přehledný procesní strom, základní návrh architektury systému včetně integrací a migrovaných oblastí a také seznam business požadavků. 

Cílem fáze Design je navrhnout konkrétní způsob řešení vašich požadavků a podporu business procesů identifikovaných v předchozí fázi. Zaměříme se také na technický návrh integrací a definici struktur pro migraci dat do informačního systému. Snažíme se dosáhnout maximálního sladění s vaším očekáváním, proto již v této fázi budeme přizpůsobovat vzhledy obrazovek budoucího systému, budeme pracovat s testovacími daty a zpracovávat úpravy standardních procesních schémat informačního systému.

Výsledkem je pak pro vás přehledně zpracovaná školící, testovací, migrační a integrační strategie včetně projektového harmonogramu. 

Cílem fáze Development je vyvinout navržené úpravy systému včetně integračních rozhraní. Již v této fázi budeme důkladně testovat informační systém a společně procházet a pilotovat klíčové business procesy. Výstupem této fáze projektu podle naší implementační metodiky 4D bude předtestovaný informační systém se vzory dat připravený na školení zaměstnanců. 

V poslední fáze Deployment dochází k nasazení a spuštění ostrého (produkčního) provozu. Pomůžeme vám finálně nastavit systém. Provedeme školení vašich klíčových uživatelů a administrátorů. 

Školení probíhá po skupinách v několika etapách. Po proškolení uživatelů probíhá testování celého systému v rámci ověřovacího provozu. V rámci testovacích migrací vzniknou podklady pro sestavení CutOveru a ostré migrace, kde CutOver je detailní plán přechodu do ostrého provozu, který následně provedeme. 

Implementace ERP systému je pouze začátek. Skutečná hodnota přichází s následným rozvojem a optimalizací systému. Spolupráce s dobrým partnerem je klíčová pro dosažení maximálního potenciálu vašeho ERP řešení. 

Spolehlivý partner vám pomůže integrovat další aplikace pro automatizaci procesů, jako jsou CRM systémy, analytické nástroje nebo e-commerce platformy. 

Navíc vám může poskytnout podporu při implementaci nových funkcí a technologií, které zlepší efektivitu a produktivitu vašeho podniku. Spolupráce s odborníky zajistí, že váš ERP systém bude neustále aktualizován a optimalizován, což vám umožní držet krok s technologickými inovacemi a měnícími se potřebami trhu.