Ako sa vyhnúť katastrofe pri implementácii systému ERP

Pri plánovaní implementácie nového systému firmy často začínajú zvažovaním požadovaných funkcií. Hlavným problémom však nie sú nové technológie a výpočet ich funkcií, ale modernizácia firemných procesov. Neimplementujete súčasný stav, ale budúci stav, v ktorom chcete byť o niekoľko rokov. A bez správnej definície procesov nemôžete definovať rozsah projektu ani vybrať správnu platformu. 

Začnite komplexným pohľadom na vaše súčasné systémy a procesy. Tento krok by mal zahŕňať revíziu vašich súčasných systémov a procesov vrátane finančných, výrobných, skladových, nákupných, personálnych, marketingových, predajných a riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM). Hľadajte oblasti, ktoré možno zlepšiť, pomenujte slabé miesta, definujte budúce potreby a zaznamenajte príležitosti, ktoré môže vyriešiť nový systém. 

„Musíte myslieť na rozšírenie procesov, pridanie automatizácie alebo nových funkcií, ako je mobilný prístup, umelá inteligencia a Business Intelligence. Moderné a efektívne podnikové procesy by preto mali byť vždy stredobodom vášho plánu implementácie.“ Zuzana Jánska, Solution Architect.

V dnešnej dobe je prevádzkovanie informačného systému v cloude nevyhnutnosťou. Hlavným rozhodnutím nie je, kedy spoločnosť prejde na cloud, ale aké procesy do cloudu presunie. Cloudové riešenia ponúkajú väčšiu flexibilitu, škálovateľnosť a bezpečnosť, čo potvrdzujú prieskumy a skúsenosti spoločností z celého sveta.

Jasne definovaný rozsah a ciele projektu zabezpečia podporu a angažovanosť všetkých zainteresovaných strán a umožnia merať úspešnosť projektu. To zahŕňa určenie, za aké konkrétne úlohy a procesy bude ERP systém zodpovedný, aké dáta je potrebné integrovať a aké konkrétne obchodné ciele musí systém podporovať. Pri definovaní rozsahu projektu zvážte:

• Ktoré obchodné funkcie a procesy bude ERP systém automatizovať?
• Aké sú špecifické požiadavky na údaje systému vrátane migrácie a integrácie dát?
• Aké sú kľúčové ukazovatele výkonu (KPI), ktoré je potrebné sledovať a vykazovať?
• Kto sú zainteresované strany a aké sú ich špecifické potreby a požiadavky?

Naše dlhoročné skúsenosti s implementáciou ERP opakovane potvrdzujú, že kľúčovým faktorom úspechu je interný implementačný tím u zákazníka. Aj ten najmodernejší a najlepší software je účinný len vtedy, ak ho nasadzuje silný tím. Nedostatok času, podpory alebo zručností členov tímu môže viesť k oneskoreniu, vyšším nákladom alebo neuspokojivým výsledkom.

Pre úspech je nevyhnutné zapojenie kľúčových pracovníkov, ktorí dôkladne poznajú podnikové procesy, efektívne spolupracujú a majú rešpekt managementu. Nielen ľudí, ktorí síce majú čas, ale nemajú potrebné znalosti.

„Členovia vášho projektového tímu by sa mali projektu venovať na plný úväzok alebo čo najviac hodín týždenne. Kľúčoví používatelia by potom mali stráviť aspoň 25 % svojho času nielen dobiehaním projektových činností, ale aj pridanou hodnotou.“ Petr Dvořák, Project Management Office Manager 

Nevyhnutná je aj silná podpora vedenia spoločnosti. Pri každej implementácii je potrebné prijímať rozhodnutia o prioritách a kompromisoch. Bez silného odhodlania vedenia môže zlyhať aj skúsený tím.

Dôležitou fázou pri prechode je výber správneho dodávateľa, ktorý bude vašim partnerom a sprievodcom v implementácii. Najprv si vyberte platformu informačného systému. Až potom hľadajte dodávateľa tejto platformy, ideálne by mali byť v užšom výbere dvaja alebo traja dodávatelia. Rozhodne si partnera nevyberajte len na základe ceny za implementáciu a ponúkanej hodinovej sadzby. Zamerajte sa aj na podstatnejšie faktory pre fungovanie vašej spoločnosti a synergie počas celého projektu. 

Pri výbere sa zamerajte na odborné znalosti podniku a schopnosť partnera previesť vás celým procesom implementácie a prípadne aj prechodom na cloud. Je dobré poznať ich skúsenosti a referencie v oblasti cloudu. Podstatná je aj jeho schopnosť optimalizovať výkon nového ERP a skúsenosti so spoluprácou s viacerými tímami. Overte si aj jeho schopnosti ďalšieho rozvoja vášho systému a skúsenosti s prepojením moderných technológií, ako sú AI, BI, IoT alebo rôzne mobilné aplikácie.

S týmto krokom vám už pomôže váš vybraný dodávateľ. Plán implementácie informačného systému musí vychádzať z vašich požiadaviek, ale aj z reálneho času prípravy systému na spustenie. Je potrebné počítať s časom na pilotné testovanie a prispôsobenie systému, integráciu s inými aplikáciami a zdrojmi údajov, implementáciu infraštruktúry, čistenie dát, prijatie používateľmi atď. Je potrebné zvážiť mnoho krokov a práve tu prichádza na rad rozhodovanie o prioritách a požadovanom termíne spustenia nového systému.

Pre naše projekty používame osvedčenú metodiku 4D - Diagnostics, Design, Development, Deployment (diagnostika, návrh, vývoj, nasadenie), ktorá vychádza z našich dlhoročných skúseností a implementačných metodík spoločnosti Microsoft s cieľom minimalizovať riziká projektu vyplývajúce zo vzájomného nepochopenia. 

„Naša metodika 4D poskytuje praxou overený komplexný súbor postupov, nástrojov a dokumentov na implementáciu informačného systému. Pokrýva celý životný cyklus implementácie od počiatočnej špecifikácie cieľov a požiadaviek zákazníka až po úspešné ostré spustenie prevádzky systému, a to všetko s maximálne efektívnym zapojením zákazníka do celého procesu.“ Ján Andó, Metodik a Solution Architect.

Vo fáze Diagnostiky podrobne zisťujeme celkový rozsah projektu implementácie informačných systémov Microsoft Dynamics 365. 

Na spoločných workshopoch sa venujeme jednotlivým oblastiam nového informačného systému a dôkladne zaznamenávame požiadavky. Respektíve to, ktoré oblasti a procesy chcete v rámci implementácie riešiť a ktoré nebudú súčasťou implementácie. Výsledkom tejto fázy je prehľadný strom procesov, základný návrh architektúry systému vrátane integrácií a migrovaných oblastí, ako aj zoznam business požiadaviek. 

Cieľom fázy Design je navrhnúť konkrétny spôsob riešenia vašich požiadaviek a podpory business procesov identifikovaných v predchádzajúcej fáze. Zameriame sa aj na technický návrh integrácií a definovanie štruktúr pre migráciu dát do informačného systému. Snažíme sa dosiahnuť maximálny súlad s vašimi očakávaniami, preto už v tejto fáze upravíme vzhľad obrazoviek budúceho systému, budeme pracovať s testovacími údajmi a procesnými úpravami štandardných procesných schém informačného systému.

Výsledkom je jasne vypracovaná stratégia školení, testovania, migrácie a integrácie vrátane harmonogramu projektu. 

Cieľom fázy Development je vyvinúť navrhované úpravy systému vrátane integračných rozhraní. Už v tejto fáze dôkladne otestujeme informačný systém a spoločne prejdeme a odpilotujeme kľúčové obchodné procesy. Výstupom tejto fázy projektu podľa našej metodiky implementácie 4D bude vopred otestovaný informačný systém s dátovými vzormi pripravený na školenie zamestnancov.  

Poslednou fázou nasadenia je nasadenie a spustenie ostrej (produkčnej) prevádzky. Pomôžeme vám s konečným nastavením systému. Zabezpečíme školenie vašich kľúčových používateľov a administrátorov. 

Školenie prebieha v skupinách v niekoľkých etapách. Po zaškolení používateľov sa celý systém otestuje v overovacej prevádzke. Testovacie migrácie budú základom pre zostavenie CutOver a ostrú migráciu, pričom CutOver je podrobný plán prechodu na ostrú prevádzku, ktorý následne vykonáme.

Implementácia systému ERP je len začiatok. Skutočná hodnota prichádza s následným vývojom a optimalizáciou systému. Spolupráca s dobrým partnerom je kľúčom k dosiahnutiu maximálneho potenciálu vášho ERP riešenia. 

Spoľahlivý partner vám pomôže integrovať ďalšie aplikácie na automatizáciu procesov, ako sú systémy CRM, analytické nástroje alebo platformy e-commerce. 

Okrem toho vás môže podporiť pri implementácii nových funkcií a technológií, ktoré zvýšia efektívnosť a produktivitu vášho podniku. Spolupráca s odborníkmi zabezpečí, že váš ERP systém bude neustále aktualizovaný a optimalizovaný, čo vám umožní držať krok s technologickými inováciami a meniacimi sa potrebami trhu.