G´s Group Holdings využívá rychlé a moderní ERP Dynamics 365 Business Central

G´s Group Holdings CZ s. r. o., člen skupiny Shropshire Group sdružuje podniky zabývající se zemědělskou produkcí, potravinářskou produkcí a obchodem. V produkci různých druhů salátů, cibule a květin patří společnost k největším producentům v České republice. Cílem společnosti je dodat bezpečné, zdraví prospěšné a kvalitní čerstvé potraviny.

Od roku 2008 do roku 2020 zákazník používal starou verzi NAV 2005, která plně postačovala pro základní účetní provoz. Systém však nebyl nikdy plně implementován a tak se omezil pouze na správu účetnictví a všechny další části byly vedeny v excelu nebo na papíře. Pro nový systém se rozhodl zejména po ukončení podpory staré verze, vizi automatizace toku dokladů mezi vnitropodnikovými společnostmi a možností využití moderních mobilních technologií, které stará verze již nepodporovala.

Hlavními cíli projektu bylo zrychlení a zpřehlednění získávání informací o výkonnosti jednotlivých firem společností, získání adekvátních podkladů pro měření výkonu a kvality práce, dále konsolidace dat napříč firmami holdingu a příprava dat pro manažerské výstupy. Automatizace výměny dokladů mezi výrobními a obchodními firmami holdingu byla nezbytným předpokladem funkčního řešení.

Prodej
Řešením bylo potřeba pokrýt prodejní procesy u všech společností skupiny, které se dělí na produkční a obchodní. Specifikem prodeje zemědělských produktů, které bylo nutné řešit, byl moment vystavení dodacích listů až s ohledem na skutečně dodané množství. Dále také cenotvorba závislá na finální domluvené ceně s koncovým zákazníkem. Cenotvorba se ve skupině pak určuje na základě definovaných marží, má tedy opačný průběh, než v jiných typech společností.

Prodejní doklady mezi jednotlivými společnosti v řetězci jsou vzájemně provázány a jejich generování je automatizované podle stavu objednávky. Například prodejní objednávka v obchodní společnosti znamená nákupní objednávku vůči odbytovému družstvu. V odbytovém družstvě analogicky prodejní objednávka vůči obchodní společnosti a nákup vůči produkční společnosti.

Nákup 
Nastavení procesů v Dynamics 365 Business Central plně řeší pokrytí dvou hlavních větví nákupu. První je interní nákup od společností, který je automatizován v rámci realizace prodejního cyklu. Druhým typem je nákup materiálu pro produkci, který je prováděný uživateli na základě zkušeností a odhadů. Druhý typ nákupu je standardizovaným procesem, kdy se materiál přijímá na sklad a následně spotřebovává v produkci.

Sklad a výroba
Skladové hospodářství bylo zefektivněné pomocí mobilní aplikace a čteček, které zrychlují práci a jsou podkladem pro online evidence odvodu práce na jednotlivých fázích výroby.

Řešení Dynamics 365 Business Central procesně pokrývá několik druhů produkce, které ve skupině společností probíhají. Také v rámci produkce je sledována výkonnost jednolitých zaměstnanců, a to pro potřeby jak úkolové mzdy, tak i sestav pro reporting. Dále je sledována výnosnost z jednotlivých produkčních zdrojů, tedy polí.

Finance a účetnictví
Tato oblast procesů celé skupiny je řešena standardními funkcionalitami obsaženými v české lokalizaci Dynamics 365 Business Central. Tyto obsahují kromě jiného evidenci bankovních výpisů a příkazů, pokladních dokladů, zápočtů apod. Dále také modul nákladového účetnictví pro alokování nepřímých nákladů spojených s nákladovými centry, tedy středisky. V rámci procesu prodeje, při kterém dochází k výměně dokladů na úrovni objednávky, dodávky, faktury, byly účetní procesy pokryty funkcionalitou vnitropodnikového účtování.

Výměna dat mezi společnostmi ve skupině
Vzhledem k požadavku na automatizaci činnosti mezi společnostmi v řetězci byla nutná i automatizace a centralizace některých údajů. Centralizace je členěná na centralizace číselníků a následnou výměnu jednotlivých obchodních údajů.

Pro tok informací mezi společnostmi je využita komplexní elektronická výměna dat – EDI komunikace.